7 zasad skutecznego zarządzania projektami

Zarządzanie projektami to model, w którym pracuje obecnie większość nowoczesnych firm. Chodzi przecież o realizację konkretnych zadań, a nie o „działanie dla działania”. Przed Tobą kolejne ważne wyzwanie i cel do osiągnięcia? Jeśli tak, dowiedz się, na czym polega zarządzanie projektem tak, aby było ono skuteczne. Oto najważniejsze zasady.

 1.      Zacznij zarządzanie projektem od jasnego wyznaczenia jego celu

Dlatego zanim rozpoczniesz organizację zespołu i delegowanie zadań, warto przygotować treściwy brief. Określi on:

• co jest ostatecznym celem realizowanego projektu – a więc jaki efekt ma osiągnąć zespół,

• w jakim terminie należy zakończyć prace,

• jaki jest budżet na projekt,

• jakie skutki mają przynieść wyniki wypracowane przez zespół po zrealizowaniu zadania.

Takie ramowe wytyczne pozwolą spojrzeć na podejmowane działania w znacznie szerszej perspektywie. A to zwiększy szansę na sukces.

2.      Dobierz właściwe metody prowadzenia projektów

Jeżeli nie pracujesz w jednej, konkretnej metodologii, przyjrzyj się rozwiązaniom dostępnym na rynku. Dzisiaj najpopularniejsze metody zarządzania projektami to te z grupy „lean”, czyli tzw. zwinnego zarządzania. Ich początki sięgają przede wszystkim świata motoryzacji i optymalizacji procesów produkcyjnych. Założenia związane z pracą mogą być jednak wykorzystane w wielu dziedzinach biznesu.

3.      Podziel projekt na mniejsze zadania

Znane przysłowie mówi, że nie od razu Kraków zbudowano. Można je przełożyć również na filozofię zarządzania projektami. W jaki sposób? To proste: pamiętaj, że nawet najbardziej ambitne i skomplikowane wyzwanie stanie się łatwiejsze do zrealizowania, jeżeli podzielisz je na mniejsze segmenty. Jak to zrobić?

Warto rozpisać kolejne etapy prac, które trzeba wykonać, aby na końcu osiągnąć cel ostateczny. Jeżeli to nie wystarczy, bo projekt jest skomplikowany i wielowymiarowy, każdy z tych etapów można podzielić na określone zadania.

Uwaga! Na każde z zadań warto wyznaczyć określony przedział czasowy – tak, żeby ostatecznie nie przekroczyć deadline’u.

4.      Rozsądnie wyznacz daty graniczne realizacji projektu i jego „podzadań”

W kwestii wytyczania ram czasowych warto być pesymistą. W czym rzecz? Musisz mieć świadomość, że po drodze mogą się zdarzyć różnego rodzaju nieprzewidziane sytuacje. Wystarczy, że jeden z pracowników rozchoruje się lub będzie musiał wziąć urlop na żądanie albo pojawi się problem technologiczny czy logistyczny. Takie opóźnienia trzeba uwzględnić w planie pracy przy zarządzaniu projektem.

Ważne zastrzeżenie: z psychologicznego punktu widzenia pracownikom lepiej jest podać nieco krótszy (ale nadal realistyczny) termin realizacji powierzonych im zadań. Dzięki temu łatwiej utrzymać realne terminy.

Czytaj też: Budowanie autorytetu managera – 5 wskazówek, które pomogą Ci osiągnąć ten cel

5.      Dobre zarządzanie projektem to dobranie odpowiednich ludzi do pracy nad nim

Jeżeli masz możliwość wyselekcjonowania członków zespołu, z którymi będziesz pracować nad projektem, zrób to rzetelnie i w przemyślany sposób. Zwróć przede wszystkim uwagę na kompetencje poszczególnych osób i to, jak mogą one pomóc w realizacji zaplanowanych zadań. To jednak nie wszystko! Dobry manager zwróci też uwagę na:

• to, aby umiejętności poszczególnych członków zespołu projektowego zazębiały się ze sobą dla wytworzenia efektu synergii,

• „chemię” pomiędzy członkami zespołu – a więc na to, czy dobrze się oni ze sobą dogadują. Im wyższy poziom integracji pracowników, tym większa motywacja do współpracy!

6.      Skuteczne zarządzanie projektem opiera się na sprawnej i przejrzystej komunikacji

 Członkowie Twojego zespołu projektowego będą pracować zgodnie z oczekiwaniami, kiedy będą wiedzieć:

• jaki jest cel realizowanego projektu i ich rola w pracach nad nim,

• jakie dokładnie zadania do nich należą,

• jak wygląda proces decyzyjny i kto jest odpowiedzialne za poszczególne aspekty,

• do kogo można się zwrócić z pytaniami i w jaki sposób,

• gdzie można znaleźć dodatkowe materiały i przydatne informacje,

• na jakim etapie realizacji jest projekt i jakie są terminy oddania poszczególnych zadań.

Liczą się także Twoja otwartość w rozmowach z zespołem, jako managera, a także wybór odpowiedniego narzędzia komunikowania się. Warto wybrać jedno, konkretne – tak, aby uspójnić przepływ informacji i zapobiec stracie czasu np. na wysyłanie tego samego dokumentu w aplikacji, przez udostępnienie na dysku wspólnym oraz za pośrednictwem maila.

7.      Zarządzanie projektami to także monitorowanie i nadzorowanie postępów

Zadania managera projektu nie kończą się na wydelegowaniu zadań poszczególnym zespołom czy pracownikom i sporządzeniu raportu końcowego. Ważnym elementem koordynacji jest trzymanie ręki na pulsie nad stanem realizacji zleceń.

Jak możesz osiągnąć sukces na tym polu? Istotne będą np.:

• zaplanowanie cyklicznych spotkań, na których będą analizowane postępy – ale uwaga, powinny być one krótkie i treściwe, a nie rozwlekłe. Inaczej to będzie strata czasu;

• indywidualne omawianie wyników poszczególnych pracowników i zapewnianie im pomocy, jeżeli pojawiają się problemy czy opóźnienia.

Więcej na ten temat dowiesz się np. na naszym szkoleniu z zakresu zarządzania projektami. Sprawdź najbliższe terminy stacjonarnie i online!