Tabele przestawne w Excelu – czym są i jak je wykorzystać?

Microsoft Excel to jest bardzo potężnym narzędziem, przydatnym w wielu obszarach biznesowej analizy danych. Sęk w tym, że wiele funkcji tej aplikacji biurowej jest nieznana użytkownikom. Jedną z nich są tabele przestawne w Excelu. Zobacz, czym są i jak możesz je wykorzystać w swojej firmie.

Tabele przestawne – co to jest?

Tabele przestawne – po angielsku pivot tables – to jedno z najpotężniejszych narzędzi analitycznych, jakie są udostępnione w programie Microsoft Excel. Zgodnie z nazwą, kiedy utworzysz taką tabelę, możesz w niej przestawiać dane na różne sposoby – tak, aby pogrupować je zgodnie z potrzebami, a następnie przeanalizować i wyciągnąć wartościowe wnioski.

Czym różni się tabela przestawna w Excelu od „zwykłej”?

Tabele przestawne Excel powstają z tych zwykłych, a więc takich, którymi większość osób posługuje się na co dzień. Jest ona jednak znacznie bardziej „inteligentna”. Pozwala na znacznie więcej niż tylko przyjrzenie się wprowadzonym, surowym informacjom. Daje możliwość ich przetwarzania – tak, aby uzyskać konkretne dane. W takim aspekcie, który jest akurat potrzebny.

Przykładowo, jeśli stworzysz tabelę przestawną z zestawu danych dotyczących wynagrodzeń, możesz pogrupować poszczególne stanowiska (np. według działów lub poziomu) i sprawdzić, jak wyglądają średnie płace w konkretnych obszarach funkcjonowania firmy czy na wybranym szczeblu „zaawansowania” pracownika.

Tworzenie tabeli przestawnej: w jakim celu się to robi?

Tabele przestawne Excel mogą powstawać w różnych celach. Najczęściej sięga się po nie, kiedy konieczne są:

• przeprowadzenie analizy danych – a zatem tego, jakie występują korelacje między konkretnymi zmiennymi (podążając za wspomnianą już tabelą wynagrodzeń, można sprawdzić np. jaki procent łącznej kwoty na wypłaty stanowią pensje w poszczególnych działach firmy);

• przefiltrowanie oraz pogrupowanie danych – a więc np. „wyciągnięcie” z ogółu informacji o konkretnej grupie pracowników, dziale, okresie czy kwocie;

• przetworzenie informacji, tak aby można na nie było spojrzeć w innym ujęciu – np. poprzez zestawienie ze sobą różnych danych w poszukiwaniu powiązań;

• porównanie danych z kilku obszarów – np. struktury zatrudnienia i wynagrodzeń w różnych działach;

• weryfikacja poprawności danych – tabele przestawne wykorzystuje się często np. do sprawdzenia numerów PESEL;

• przygotowywanie wykresów oraz raportów – ponieważ sortowanie danych w tabelach przestawnych jest bardzo proste, na tej podstawie można też wygenerować gotowe raporty oraz wykresy. Tak, aby zwizualizować nową interpretację zgromadzonych informacji.

• Jak zatem widać, tabele przestawne Excel mogą stać się kluczowym narzędziem analitycznym – zarówno gdy w grę wchodzi „globalne” spojrzenie na wyniki firmy, jak i przyjrzenie się mniejszym procesom oraz zjawiskom.

Sprawdź też: Analiza danych w Excelu – 7 funkcji, które warto znać

Tworzenie tabeli przestawnej – jak to zrobić?

W teorii podstawy tabel przestawnych są bardzo proste. W programie Microsoft Excel, w sekcji „Wstawianie” można znaleźć opcję „Tabela przestawna”. Kreator poprowadzi Cię przez jej utworzenie – na start trzeba będzie wskazać komórki z danymi z klasycznej tabeli, które do tego posłużą. Później będzie konieczne skonfigurowanie poszczególnych pól takiej tabeli – w tym filtrów czy formuł, które pozwolą uzyskać potrzebne dane.

Warto jednak pamiętać, że aby dane do tabeli przestawnej posłużyły do stworzenia wartościowego narzędzia, trzeba je odpowiednio przygotować. Istotne kwestie to m.in.:

• umieszczaniu pojedynczych informacji w każdej komórce,

• zastosowanie nagłówków kolumn (pojedynczych),

• brak pustych kolumn, wierszy czy komórek,

·         ujednolicenie typu danych umieszczanych w kolumnach (tak, aby w jednej kolumnie znalazły się np. tylko daty albo wyłącznie wartości liczbowe);

·         zadbanie o prawidłowy typ danych – a więc o to, aby Excel nie traktował ich jak zwykłego tekstu, ale jak informację do przetworzenia.

Dlatego na początku nawet podstawy tabel przestawnych mogą stanowić poważne wyzwanie. Jeszcze większe pojawiają się, gdy w grę wchodzą tabele przestawne dla zaawansowanych, wzbogacone choćby o makra.

Tabele przestawne krok po kroku – gdzie się tego nauczyć?

Samodzielne opanowanie zasad tworzenia tabel przestawnych jest oczywiście możliwe. Jest to jednak dość mozolny i długotrwały proces. Właśnie dlatego, chcąc w pełni wykorzystać potencjał tego narzędzia i poznać tabele przestawne krok po kroku, można się zapisać na kurs poświęcony temu tematowi. Szkolenie pt. „Tabele przestawne w Excelu” pozwala zrozumieć w praktyce, na czym polega ta funkcja oraz jak pracować z danymi oraz przedstawiać je w formie, która jest przystępna i zrozumiała.

Dobrze zapoznanie się z tą funkcją Microsoft Excel to krok w stronę podniesienia efektywności codziennej pracy, a przede wszystkim – podejmowania decyzji w oparciu o rzetelne, autentyczne dane. Warto więc w to zainwestować swój czas!