Zarządzanie zespołem a praca zdalna: jak zadbać o efektywność działania firmy?

Jeszcze niedawno praca zdalna należała do rzadkości, a mało która firma była skłonna dać swoim pracownikom możliwość działania w trybie home office. Wiele w tej kwestii zmieniła pandemia koronawirusa. W początkowym okresie lockdownu na tryb zdalny musiało przejść wiele przedsiębiorstw. To doświadczenie pokazało, że taki sposób działania ma wiele zalet, ale też wiąże się z licznymi wyzwaniami dla managerów. Jak prowadzić zdalne zarządzanie zespołem, aby osiągać dobre efekty? Oto wskazówki ekspertów.

Praca zdalna – czy to się opłaca firmie?

Praca na odległość nie jest możliwa w każdym zawodzie i w każdej sytuacji. Nie da się przenieść np. działalności produkcyjnej w tryb „home office”. Jednak wiele projektów można realizować w trybie zdalnym. Wystarczy choćby wspomnieć o usługach księgowych, projektowych, związanych z IT, marketingiem i wieloma innymi dziedzinami.

Zdalny tryb działania może być korzystny zarówno dla pracownika, jak i dla firmy. Osoba zatrudniona może zyskać znacznie wyższy komfort pracy, a także lepsze szanse na znalezienie tzw. work-life balance. To może się przełożyć na większą wydajność oraz kreatywność w działaniu.

Natomiast dla firmy jest to m.in. szansa na:

• optymalizację kosztów działalności – wynikającą np. z możliwości ograniczenia kosztów utrzymania siedziby organizacji,

• poszerzenie działań rekrutacyjnych i znalezienie specjalistów z branży, który nie byliby np. gotowi na relokację do miejsca działalności stacjonarnej przedsiębiorstwa.

Trzeba jednak pamiętać, że zdalne zarządzanie zespołem wygląda inaczej niż to tradycyjne. Dlatego warto poznać jego zasady – tak, aby praca na odległość podniosła efektywność działania firmy, zamiast ją obniżyć.

Jak zarządzać zespołem pracującym zdalnie?

Zarządzanie zespołem, który pracuje zdalnie, wiąże się z wyzwaniami na kilku polach: komunikacji, technologii i organizacji. Oto kilka zasad, które warto wdrożyć, aby pracownicy utrzymali wysoki poziom motywacji oraz zaangażowania, a jednocześnie skutecznie realizowali swoje zadania.

Praca zadaniowa zamiast „godzinowej”

Większość firm, w których praca zdalna jest wprowadzana jako wybór, a nie konieczność związana z pandemią, pracuje w trybie projektowym. Dlatego od pracowników jest wymagane realizowanie zadań, w określonych terminach. Tam, gdzie to możliwe, zamiast wyznaczać „sztywne” godziny pracy, lepiej określać deadline’y – terminy, w których powinny być realizowane konkretne zadania. Dzięki temu pracownik zyska większą swobodę gospodarowania swoim czasem. Jednocześnie będzie miał wyznaczone jasne ramy, w których powinien się poruszać przy wypełnianiu pracowniczych obowiązków.

Oczywiście nie można przy tym zapominać, że praca zdalna – realizowana w oparciu o umowę o pracę – wymaga przestrzegania ograniczeń odnośnie do czasu pracy. Należy więc też zadbać o jego rejestrowanie, np. przy pomocy odpowiedniego oprogramowania.

Jasne zasady komunikacji przy pracy zdalnej

Kiedy każdy z pracowników znajduje się w innym miejscu, bardzo łatwo o powstanie chaosu komunikacyjnego. Może on skutkować zarówno przesytem komunikacji (np. kiedy te same wiadomości są przesyłane na kilka różnych sposobów), jak i jej brakiem. Jak można temu zapobiec przez odpowiednie zarządzanie zespołem?

• Ustal, do czego służą konkretne kanały komunikacyjne i jak powinien wyglądać schemat kontaktowania się. Przykładowo, jeśli korzystacie z oprogramowania do zdalnego zarządzania projektami, warto uzgodnić, jakie sprawy porusza się np. na ogólnym czacie, jakie w dyskusji wewnątrz projektów, a jakie powinny być omawiane podczas telekonferencji czy rozmowy telefonicznej.

• Wyznacz regularne spotkania zespołu, na których będą omawiane najważniejsze sprawy. Są ważne zarówno dla organizacji pracy, jak i dla podtrzymania wysokiego morale oraz „ducha zespołu”. Uwaga! Takie briefingi powinny być raczej krótkie i organizowane w porach, które będą dogodne dla wszystkich pracowników. Warto godzinę ustalić z zespołem – np. poprzez przesłanie ankiety na ten temat.

• Określ godziny, w których pracownicy zdalni powinni być dostępni w sprawach zawodowych i zadbaj o to, aby przestrzegać tego „okna czasowego” – pozwoli to uniknąć np. telefonów po godzinach czy pretensji o brak szybkiej odpowiedzi na wiadomość wysłaną wieczorem.

Warto przy tym pamiętać, że pracownicy powinni mieć również możliwość wchodzenia w nieformalne interakcje – pozwoli im się to lepiej zintegrować.

Większa swoboda działania, mniej kontroli

Praca zdalna wymaga od pracownika dużego poziomu zaangażowania i motywacji, a także odpowiedzialności. Jednak menadżer, który kontroluje jego postępy, powinien się skupić na wynikach, a nie na sposobie realizacji zadań. Oznacza to, że dopóki pracownik wywiązuje się z powierzonych mu obowiązków w terminie i zgodnie z oczekiwaniami, jego przełożony nie powinien wnikać np. w to, ile czasu zajęło wykonanie zadania czy w jakich godzinach się to odbyło.

Poczucie wolności w działaniu to jeden z argumentów, który ma kluczowe znaczenie dla osób wybierających pracę zdalną.

Wykorzystanie technologii, która ułatwia pracę zdalną

Zarządzanie pracą zdalną staje się znacznie łatwiejsze, gdy odpowiednie podejście do zespołu połączy się z nowoczesnymi narzędziami, które pozwalają na wygodną organizację działań. Dziś na rynku jest dostępna szeroka gama oprogramowania umożliwiającego skuteczną realizację pracy zdalnej. Aby wybrać odpowiednią aplikację, warto zdefiniować potrzeby swojej organizacji i przetestować kilka rozwiązań. Raz wdrożony system powinien posłużyć przez co najmniej kilka lat – częste i gwałtowne zmiany systemu pracy mogłyby źle wpłynąć na motywację zespołu.

Chociaż praca zdalna wiąże się z wieloma wyzwaniami, warto rozważyć ten tryb działania organizacji. Wdrożenie odpowiedniego stylu zarządzania zespołem pomoże uzyskać dobre efekty.