- Szkolenia biznesowe »
- Blog »
- Zarządzanie zespołem a praca zdalna: jak zadbać o efektywność działania firmy?
- « Blog
Zarządzanie zespołem a praca zdalna: jak zadbać o efektywność działania firmy?

Jeszcze niedawno praca zdalna należała do rzadkości, a mało która firma była skłonna dać swoim pracownikom możliwość działania w trybie home office. Wiele w tej kwestii zmieniła pandemia koronawirusa. W początkowym okresie lockdownu na tryb zdalny musiało przejść wiele przedsiębiorstw. To doświadczenie pokazało, że taki sposób działania ma wiele zalet, ale też wiąże się z licznymi wyzwaniami dla managerów. Jak prowadzić zdalne zarządzanie zespołem, aby osiągać dobre efekty? Oto wskazówki ekspertów.
Praca zdalna – czy to się opłaca firmie?
Praca na odległość nie jest możliwa w każdym zawodzie i w każdej sytuacji. Nie da się przenieść np. działalności produkcyjnej w tryb „home office”. Jednak wiele projektów można realizować w trybie zdalnym. Wystarczy choćby wspomnieć o usługach księgowych, projektowych, związanych z IT, marketingiem i wieloma innymi dziedzinami.
Zdalny tryb działania może być korzystny zarówno dla pracownika, jak i dla firmy. Osoba zatrudniona może zyskać znacznie wyższy komfort pracy, a także lepsze szanse na znalezienie tzw. work-life balance. To może się przełożyć na większą wydajność oraz kreatywność w działaniu.
Natomiast dla firmy jest to m.in. szansa na:
optymalizację kosztów działalności – wynikającą np. z możliwości ograniczenia kosztów utrzymania siedziby organizacji,
poszerzenie działań rekrutacyjnych i znalezienie specjalistów z branży, który nie byliby np. gotowi na relokację do miejsca działalności stacjonarnej przedsiębiorstwa.
Trzeba jednak pamiętać, że zdalne zarządzanie zespołem wygląda inaczej niż to tradycyjne. Dlatego warto poznać jego zasady – tak, aby praca na odległość podniosła efektywność działania firmy, zamiast ją obniżyć.
Jak zarządzać zespołem pracującym zdalnie?
Zarządzanie zespołem, który pracuje zdalnie, wiąże się z wyzwaniami na kilku polach: komunikacji, technologii i organizacji. Oto kilka zasad, które warto wdrożyć, aby pracownicy utrzymali wysoki poziom motywacji oraz zaangażowania, a jednocześnie skutecznie realizowali swoje zadania.
Praca zadaniowa zamiast „godzinowej”
Większość firm, w których praca zdalna jest wprowadzana jako wybór, a nie konieczność związana z pandemią, pracuje w trybie projektowym. Dlatego od pracowników jest wymagane realizowanie zadań, w określonych terminach. Tam, gdzie to możliwe, zamiast wyznaczać „sztywne” godziny pracy, lepiej określać deadline’y – terminy, w których powinny być realizowane konkretne zadania. Dzięki temu pracownik zyska większą swobodę gospodarowania swoim czasem. Jednocześnie będzie miał wyznaczone jasne ramy, w których powinien się poruszać przy wypełnianiu pracowniczych obowiązków.
Oczywiście nie można przy tym zapominać, że praca zdalna – realizowana w oparciu o umowę o pracę – wymaga przestrzegania ograniczeń odnośnie do czasu pracy. Należy więc też zadbać o jego rejestrowanie, np. przy pomocy odpowiedniego oprogramowania.
Jasne zasady komunikacji przy pracy zdalnej
Kiedy każdy z pracowników znajduje się w innym miejscu, bardzo łatwo o powstanie chaosu komunikacyjnego. Może on skutkować zarówno przesytem komunikacji (np. kiedy te same wiadomości są przesyłane na kilka różnych sposobów), jak i jej brakiem. Jak można temu zapobiec przez odpowiednie zarządzanie zespołem?
Ustal, do czego służą konkretne kanały komunikacyjne i jak powinien wyglądać schemat kontaktowania się. Przykładowo, jeśli korzystacie z oprogramowania do zdalnego zarządzania projektami, warto uzgodnić, jakie sprawy porusza się np. na ogólnym czacie, jakie w dyskusji wewnątrz projektów, a jakie powinny być omawiane podczas telekonferencji czy rozmowy telefonicznej.
Wyznacz regularne spotkania zespołu, na których będą omawiane najważniejsze sprawy. Są ważne zarówno dla organizacji pracy, jak i dla podtrzymania wysokiego morale oraz „ducha zespołu”. Uwaga! Takie briefingi powinny być raczej krótkie i organizowane w porach, które będą dogodne dla wszystkich pracowników. Warto godzinę ustalić z zespołem – np. poprzez przesłanie ankiety na ten temat.
Określ godziny, w których pracownicy zdalni powinni być dostępni w sprawach zawodowych i zadbaj o to, aby przestrzegać tego „okna czasowego” – pozwoli to uniknąć np. telefonów po godzinach czy pretensji o brak szybkiej odpowiedzi na wiadomość wysłaną wieczorem.
Warto przy tym pamiętać, że pracownicy powinni mieć również możliwość wchodzenia w nieformalne interakcje – pozwoli im się to lepiej zintegrować.
Większa swoboda działania, mniej kontroli
Praca zdalna wymaga od pracownika dużego poziomu zaangażowania i motywacji, a także odpowiedzialności. Jednak menadżer, który kontroluje jego postępy, powinien się skupić na wynikach, a nie na sposobie realizacji zadań. Oznacza to, że dopóki pracownik wywiązuje się z powierzonych mu obowiązków w terminie i zgodnie z oczekiwaniami, jego przełożony nie powinien wnikać np. w to, ile czasu zajęło wykonanie zadania czy w jakich godzinach się to odbyło.
Poczucie wolności w działaniu to jeden z argumentów, który ma kluczowe znaczenie dla osób wybierających pracę zdalną.
Wykorzystanie technologii, która ułatwia pracę zdalną
Zarządzanie pracą zdalną staje się znacznie łatwiejsze, gdy odpowiednie podejście do zespołu połączy się z nowoczesnymi narzędziami, które pozwalają na wygodną organizację działań. Dziś na rynku jest dostępna szeroka gama oprogramowania umożliwiającego skuteczną realizację pracy zdalnej. Aby wybrać odpowiednią aplikację, warto zdefiniować potrzeby swojej organizacji i przetestować kilka rozwiązań. Raz wdrożony system powinien posłużyć przez co najmniej kilka lat – częste i gwałtowne zmiany systemu pracy mogłyby źle wpłynąć na motywację zespołu.
Chociaż praca zdalna wiąże się z wieloma wyzwaniami, warto rozważyć ten tryb działania organizacji. Wdrożenie odpowiedniego stylu zarządzania zespołem pomoże uzyskać dobre efekty.
Zobacz także

Sklep internetowy krok po kroku – jak zacząć, żeby osiągnąć sukces?
Rozwiń swój biznes o funkcjonalny sklep internetowy. Krok po kroku dowiedz się co powinien zawierać twój sklep e-commerce i zwiększ swoją sprzedaż online.
Czytaj więcej
Hybrydowy model pracy – czy warto go wdrożyć w firmie?
Praca hybrydowa to coraz powszechniejszy model funkcjonowania firm. Zobacz, jakie korzyści Ci przyniesie i czy warto zaoferować pracownikom taką opcję.
Czytaj więcej
7 umiejętności, które powinien mieć profesjonalny sprzedawca
Chcesz być profesjonalnym sprzedawcą? Jeśli tak, zacznij rozwijać kluczowe umiejętności, które zapewnią Ci sukces. Zobacz, jakie kompetencje warto budować!
Czytaj więcej
Ile czasu potrzeba, żeby nauczyć się obsługi Excela?
Zastanawiasz się, ile czasu trwa nauka Excela od podstaw? Krócej niż Ci się wydaje – zwłaszcza jeśli zaczniesz od kompleksowego szkolenia. Zobacz, dlaczego warto!
Czytaj więcej