4 zasady, które pozwolą zakończyć spotkanie biznesowe sukcesem

Spotkanie biznesowe, które przeprowadza handlowiec z potencjalnym klientem, to kluczowy moment, często decydujący o tym, czy dojdzie do sprzedaży, czy też nie. Za to jego powodzenie jest w dużej mierze uzależnione od przygotowania sprzedawcy i jego zachowania. Zastanawiasz się, jak prowadzić spotkanie biznesowe, aby osiągnąć sukces? Oto kilka zasad, których warto przestrzegać.

1.      Przygotuj się do tego, jak prowadzić spotkanie biznesowe, zanim do niego dojdzie

Na powodzenie spotkania biznesowego ogromny wpływ ma to, jak się do niego przygotujesz, i to pod wieloma względami. Co ma znaczenie?

Przygotowanie merytoryczne do spotkania biznesowego

Kiedy umawiasz się na spotkanie biznesowe, wiesz przynajmniej mniej więcej, kto będzie Twoim rozmówcą. Ale to „mniej więcej” absolutnie nie wystarczy. Aby móc skutecznie formułować argumenty, które przekonają Twojego partnera do współpracy, musisz o nim wiedzieć znacznie więcej. Jak to zrobić?

• Jeśli Twoim rozmówcą będzie klient z sektora B2B, warto dowiedzieć się więcej o firmie, którą reprezentuje. Poznaj jej historię, profil działalności oraz „kamienie milowe” w działalności.

• Jeżeli jest to osoba prywatna, w zależności od sytuacji, możesz poprosić o wypełnienie krótkiego briefu (jeżeli spotkanie jest efektem wysłanego przez klienta zapytania ofertowego) lub w trakcie umawiania rozmowy zadać kilka pytań.

Ustal sobie scenariusz spotkania

Spotkania biznesowe nie zawsze są przewidywalne. Mimo to, warto mieć chociaż ogólny zarys tego, jak będzie wyglądać rozmowa z potencjalnym klientem. Należy określić:

• jaką tematykę poruszysz z klientem,

• ile mniej więcej będzie trwało spotkanie – tę kwestię dobrze jest też z góry uzgodnić z rozmówcą,

• jaki jest cel, który chcesz zrealizować.

Pamiętaj – agenda spotkania jest tylko ogólnym zarysem, jednak sytuacja „na żywo” może się potoczyć w zupełnie innym kierunku. Musisz umieć na to reagować i dopasować się do oczekiwań rozmówcy.

Przygotuj przynajmniej wstępny pomysł na sprzedaż

To, że zabierzesz ze sobą katalog z cennikiem, nie wystarczy, aby sprzedaż była skuteczna. Warto jeszcze przed spotkaniem zastanowić się, jakie rozwiązania spośród tych, które możesz zaoferować, wpiszą się w potrzeby tego konkretnego klienta. Przygotuj kilka różnych opcji, a także wyraźnie ustal zasady, w ramach których możesz prowadzić negocjacje. Jeszcze przed spotkaniem musisz wiedzieć np. to, jakich rabatów możesz udzielić klientowi i jakie dodatkowe rozwiązania (np. z obszarów up-sellingu czy cross-sellingu) jesteś w stanie zaoferować. Dzięki temu poczujesz się pewniej.

2.      Zadbaj o dobre wrażenie przy rozpoczęciu spotkania biznesowego

Dobre wrażenie i „chemia”, która wytworzy się między handlowcem a potencjalnym klientem już przy pierwszym uścisku dłoni, przełoży się na przebieg spotkania. Pozytywne nastawienie do sprzedawcy może sprawić, że nawet osoba początkowo mało zainteresowana jego ofertą, będzie skłonna do zawarcia umowy. O jakich zasadach spotkania biznesowego warto pamiętać w tym kontekście.

Profesjonalny wygląd ma znaczenie

Chociaż często mówi się, że nie powinno się oceniać "książki po okładce”, psychologia jasno pokazuje, że wygląd zewnętrzny przekłada się na wywierane wrażenie. Czego oczekuje się od dobrego handlowca? Przede wszystkim:

• schludnego wyglądu, a więc np. zadbania o czyste buty, dobrze ułożoną fryzurę i wyprasowane ubrania,

• profesjonalnego stroju biznesowego – wcale nie musi on być w 100% oficjalny, chociaż wiele zależy od miejsca i charakteru spotkania. Najbardziej uniwersalne rozwiązania to garnitur dla mężczyzny i sukienka biznesowa oraz żakiet dla kobiety.

Warto pamiętać, że krzykliwy makijaż czy intensywna woń perfum mogą wywołać efekt odwrotny do zamierzonego.

… a jeszcze większe ma punktualność

Trzymaj się wyznaczonej daty i godziny spotkania biznesowego – spóźnienia nie są dobrze widziane. Jeśli tylko możesz, pojaw się w ustalonym miejscu z ok. 5-10-minutowym (ale nie większym) wyprzedzeniem. To pokaże, że podchodzisz do samej rozmowy oraz swojego partnera poważnie oraz z szacunkiem. A co, jeśli zaskoczy Cię korek lub jakaś nieprzewidziana sytuacja? Wówczas jak najszybciej powiadom o tym rozmówcę i ustal, czy przełożycie spotkanie, czy odbędziecie je z lekkim opóźnieniem.

3.      Pamiętaj o zasadach spotkania biznesowego w trakcie jego przebiegu

W trakcie spotkania biznesowego jest kilka kwestii, o których musisz pamiętać.

• Small talk – pierwsze minuty spotkania biznesowego to czas na zapoznanie się rozmówców i „oswojenie” ze sobą. Najczęściej mijają one na luźniejszej rozmowie, a przechodzenie od razu „do rzeczy” jest uznawane za niegrzeczne.

• Badanie potrzeb klienta – jako sprzedawca powinieneś się skoncentrować na oczekiwaniach Twojego rozmówcy i tym, jak oferowane przez Ciebie rozwiązania pomogą je spełnić. Stań się towarzyszem klienta w procesie podejmowania decyzji – nie nakłaniaj zbyt nachalnie, lecz przyjmij postawę doradcy.

• Spokojna reakcja na obiekcje – nie daj się ponieść emocjom podczas negocjacji ani w żadnym innym momencie spotkania. Nie wahaj się jednak wykazać asertywnością, jeśli zajdzie taka potrzeba.

• Doprecyzowanie ustaleń – bez względu na to, czy spotkanie zakończy się podpisaniem umowy, czy umówieniem się na kolejny kontakt, warto podsumować z klientem ustalenia i upewnić się, że wszystko jest dobrze zrozumiałe. Nieporozumienia mogą zniweczyć Twój wysiłek.

4.      Skontaktuj się z klientem po spotkaniu biznesowym

Nawet, jeśli spotkanie biznesowe od razu doprowadziło do zamknięcia transakcji, niech nie będzie ostatnim kontaktem z klientem. Po jego odbyciu warto:

• wysłać wiadomość z podziękowaniem za rozmowę i podsumowaniem ustaleń,

• skontaktować się i zapytać o poziom zadowolenia z zawartej transakcji,

• powracać do relacji raz na jakiś czas – tak, aby zwiększyć szanse na ponowną sprzedaż.

Zasad spotkań biznesowych najlepiej nauczyć się w praktyce. To podczas kolejnych rozmów przetestujesz i wyćwiczysz sprawdzone techniki komunikacji i negocjacji. Powodzenia!