6 błędów, które może popełnić manager przy zdalnym zarządzaniu zespołem

Chociaż obostrzenia związane z pandemią koronawirusa prawdopodobnie już nie powrócą, wiele firm pozostało przy zdalnym lub hybrydowym modelu pracy. Przynoszą one wiele korzyści, ale tylko pod warunkiem, że pracownicy wykonujący obowiązki poza firmą są odpowiednio zarządzani. Zobacz, jakie błędy można popełnić w tym procesie oraz jak ich uniknąć.

1.      Zarządzanie pracą zdalną bez zadbania o potrzeby komunikacyjne pracowników

Zdalne zarządzanie zakłada pozostawienie pracownikowi większej swobody w działaniu. To jednak wcale nie oznacza, że powinien on być zostawiony sam sobie. Brak bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami, a także z przełożonym, może być frustrujący i powodować obniżenie motywacji, a także nieporozumienia.

Dlatego zarządzając zespołem zdalnym, warto zadbać o:

• regularne kontakty jeden na jeden z pracownikami – może to być np. krótka rozmowa telefoniczna czy wideokonferencja raz na kilka dni (w zależności od potrzeb). Pozwoli ona rozwiać wątpliwości, przedyskutować najważniejsze wyzwania, z którymi mierzy się pracownik, a często także rozładować powstałe napięcie;

• stworzenie platformy komunikacji dla pracowników – takiej, gdzie będą mogli wchodzić również w nieco luźniejsze interakcje. One również są potrzebne dla zachowania zdrowia psychicznego oraz budowania więzi i atmosfery. Nawet zdalny zespół nadal powinien być ZESPOŁEM!

2.      Zarządzanie pracą zdalną oparte na nadmiernej kontroli

Warunki do pracy w domu wyglądają inaczej niż te w domu. Dlatego często trudno jest np. trzymać się bardzo restrykcyjnego harmonogramu dnia i wykonywać określone obowiązki o konkretnych porach.

Jeżeli jako manager będziesz restrykcyjnie kontrolować czas pracy czy nieustannie popędzać pracownika lub dopytywać go o postępy – osiągniesz efekt odwrotny do założonego. Monitorowanie członków zespołu i zapewnienie im wsparcia przy realizacji zadań są jak najbardziej konieczne, ale nie może się to zamienić w chęć kontrolowania każdego ich kroku!

3.      Brak empatii i zrozumienia dla „wyzwań domowych” pracowników

Zarządzanie zespołem zdalnym musi być oparte na wyrozumiałości dla pracowników. Empatyczne podejście, np. bazujące na wyznaczeniu bardziej elastycznych przedziałów czasowych na wykonanie zadań, sprawi, że zdalne zarządzanie zespołem będzie bardziej efektywne. Pracownik, który będzie wiedział, że ma „pole do manewrowania” czasem, nie będzie się stresować, jeśli pojawi się potrzeba przerwania pracy np. na czas wizyty listonosza czy kontroli instalacji wentylacyjnej w budynku.

4.      Preferencyjne traktowanie pracowników, którzy są obecni w biurze

Obecnie zdalne zarządzanie coraz częściej jest prowadzone w hybrydowym modelu pracy. A więc takim, gdzie część zespołu przebywa w biurze, a część w domu. W takiej sytuacji problemem bardzo wielu managerów jest faworyzowanie „zespołu stacjonarnego”. Nie jest to zazwyczaj intencjonalne, a wynika z kontekstu sytuacyjnego. Warto jednak zadbać o to, aby nie dochodziło do takich sytuacji.

Jak? Przykładowo:

• jeżeli firma zaprosiła „zespół stacjonarny” na wspólny lunch, pracownikom zdalnym warto to jakoś zrekompensować, np. przy pomocy karty podarunkowej,

• warto pamiętać o urodzinach i innych ważnych świętach członków teamu zdalnego, jeżeli w biurze świętujecie takie wydarzenia,

• warto organizować spotkania zespołu tak, aby jednocześnie mógł w nich uczestniczyć zespół zdalny i stacjonarny.

5.      Zarządzanie pracą zdalną bez wyznaczenia jasnych ram czasowych

Chociaż jak już wspomnieliśmy, przy pracy zdalnej warto postawić na większą elastyczność czasową, nie oznacza to, że nie powinno się jasno wyznaczyć granicy między czasem zawodowym a prywatnym. To częsty „grzech” osób, którym powierzono zdalne zarządzanie.

Pamiętaj: nie zakładaj, że pracownik, który wykonuje obowiązki z domu, jest dostępny przez 24 godziny na dobę. Dlatego nie oczekuj np. natychmiastowego odpisania na wiadomość e-mail wysłaną wieczorem czy weekend, ani na to, że Twój telefon zostanie odebrany w piątek o 21:00.

Uzgodnij z pracownikami godziny kontaktu i dopilnuj, aby wszyscy się tego trzymali. To pozwoli zachować zdrową równowagę między pracą a odpoczynkiem, a w efekcie – pozytywnie wpłynie na atmosferę w zespole i wydajność.

6.      Upewnij się, że pracownicy zdalni dysponują odpowiednimi narzędziami technologicznymi do wykonywania obowiązków

Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi narzędzi do wykonywania obowiązków zawodowych. Tak też jest w przypadku zadań realizowanych zdalnie. Owszem, możesz ustalić z pracownikiem, że będzie on wykorzystywać swój domowy sprzęt, ale w takiej sytuacji warto pomyśleć np. o dofinansowaniu jego modernizacji.

Najlepiej zaś zapewnić każdemu członkowi zespołu służbowego laptopa, a także inne urządzenia potrzebne do działania. Jeżeli przy wykonywaniu obowiązku będzie też potrzebne bardzo dobre łącze internetowe, np. do telekonferencji, upewnij się, że pracownik nim dysponuje. Jeżeli nie – pomóż mu je uzyskać. Należałoby też rozważyć dofinansowanie do wyposażenia home office i inne bonusy. Mogą być one dodatkowym argumentem przy rekrutacji.

Chcesz poprawić jakość zarządzania zespołem zdalnym? Pomoże Ci w tym szkolenie z doświadczonym ekspertem. Sprawdź plan szkolenia Zdalne zarządzanie zespołem.